uw evenement, uw succes

Voorbereiding

In overleg met het organiserend comité:
  • Kaderbepaling: aanleiding, doelstelling, budget, aantal gasten
  • Conceptbepaling
  • Taakverdeling
  • Opstellen begroting

Offertes en onderhandelingen


De evenementenadviseur adviseert en ondersteunt bij:

  • het maken van een shortlist van de meest geschikte partners voor uw evenement
  • het eenduidig uitvragen van offertes
  • de beoordeling van de offertes op compleetheid en prijs-kwaliteitverhouding
  • het onderhandelen
  • de keuze van de definitieve partners

 
Locatie

Minimaal één keer vindt er een locatiebezoek plaats met alle toeleveranciers. Zo wordt ter plekke bepaald over de definitieve invulling en de daaruit voortvloeiende taken van de toeleveranciers.


Voortgang


Tot het evenement houdt de evenementenadviseur contact met u per e-mail of telefoon. Indien nodig plannen we ook enkele voortgangsgesprekken.


Draaiboek


Om tot een vlekkeloze uitvoer van uw evenement te komen is een goed draaiboek onontbeerlijk. Sowieso om niks te vergeten, maar ook om de aan- en afvoer van de leveranciers vast te leggen, zodat deze elkaar niet in de weg lopen of op elkaar moeten wachten. U stelt het zelf samen en waar nodig ondersteunt de evenementenadviseur u hierin.


De grote dag


Eindelijk is de grote dag aangebroken. Door het draaiboek gaat het allemaal bijna vanzelf. U ontvangt de leveranciers, wijst ze de weg en overlegt de laatste details. De evenementenadviseur is aanwezig op uw evenement om onvoorziene omstandigheden op te lossen en om ervoor te zorgen dat de leveranciers hun afspraken nakomen en indien nodig bij te sturen.

Wilt u het opstellen van het draaiboek en de begeleiding van het evenement toch liever uit handen geven? Dan kan de evenementenadviseur putten uit een groot bestand van ervaren eventmanagers.


Toch helemaal uitbesteden?
Ook dan kan de evenementenadviseur u adviseren bij:

  • het selecteren van de juiste evenementenbureaus, die aansluiten bij de doelstelling en uitstraling van uw evenement en bedrijf
  • het opstellen van de briefing voor de bureaus, zodat u eenduidende voorstellen ontvangt
  • de onderhandelingen
  • de selectie van het bureau